Corporate Card atau Reimbursement untuk Perjalanan Dinas?

Corporate card dan reimbursement bukan dua metode yang harus dipilih salah satu. Corporate card cocok untuk biaya perjalanan yang sudah dapat direncanakan, sedangkan reimbursement tetap praktis untuk biaya kecil atau situasional.

Apa bedanya corporate card dan reimbursement?

Corporate card memakai dana perusahaan sejak awal. Reimbursement berarti karyawan membayar lebih dahulu, lalu mengajukan penggantian dengan bukti.

Keduanya dapat berjalan bersama. Perusahaan biasanya memakai corporate card untuk hotel, tiket, atau biaya perjalanan yang sudah disetujui. Reimbursement dipakai untuk parkir, tol, transportasi lokal, atau pengeluaran kecil lainnya.

Kapan sebaiknya memakai corporate card?

Gunakan corporate card bila:

1. Tim sering bepergian dan biaya utama sudah dapat diprediksi.
2. Perusahaan ingin menetapkan limit sebelum perjalanan.
3. Finance perlu melihat transaksi dengan lebih cepat.
4. Karyawan tidak seharusnya menanggung biaya besar dari uang pribadi.

Contohnya, tim sales dari Surabaya pergi ke Jakarta untuk bertemu calon klien. Kartu fisik dapat dipakai untuk transportasi dan makan sesuai policy, sementara finance tetap dapat memantau limit dan transaksi.

Kapan reimbursement lebih masuk akal?

Reimbursement cocok untuk pengeluaran yang sulit dibayar dengan kartu perusahaan, seperti parkir, tol, transportasi lokal, atau biaya kecil yang muncul di lapangan. Karyawan mengunggah bukti, memilih kategori, lalu menunggu approval sesuai policy.

Halaman Monit Reimbursement menjelaskan pengajuan receipt dan mileage, approval berdasarkan nominal atau kategori, serta pemrosesan pembayaran secara batch. Detail penerapan tetap perlu disesuaikan dengan policy perusahaan.

Bagaimana membuat policy perjalanan yang jelas?

1. Pisahkan biaya yang dibayar perusahaan dan yang boleh direimburse.
2. Tetapkan batas hotel, transportasi, makan, dan mileage.
3. Tentukan approver untuk perjalanan dan klaim.
4. Minta bukti yang sederhana: receipt, invoice, atau detail perjalanan.
5. Tinjau klaim berulang dan ubah limit bila pola bisnis berubah.

Dengan aturan ini, GA dapat membantu karyawan tanpa menjadi “polisi kuitansi”, sementara accounting memperoleh data yang lebih siap direkonsiliasi.

Untuk alur yang menghubungkan kartu, travel expense, dan approval, lihat Monit Expense Management.

FAQ

Apakah semua biaya perjalanan harus memakai corporate card?

Tidak. Pilih metode berdasarkan nominal, frekuensi, dan kemampuan perusahaan mengontrol transaksi.

Apakah mileage bisa diproses sebagai reimbursement?

Halaman resmi Monit menjelaskan alur mileage berbasis jarak dan tarif perusahaan. Konfirmasi ketentuan implementasinya sesuai akun dan policy bisnis.

Siapa yang sebaiknya mengevaluasi policy perjalanan?

Finance, GA/operations, accounting, dan pemilik budget sebaiknya menilai bersama agar aturan mudah dijalankan.

Jika ingin memetakan alur travel expense dan reimbursement, mulai diskusinya melalui Monit Get Started.